Publié le: 15 décembre 2023 Vous avez faites tous les to do’s, votre bureau est bien rangé et vous êtes prêt à vous lancer dans les fêtes de Noël et Nouvel An. Il est temps d'organiser votre out-of-office. Mais un simple "je suis pas disponible" ne ferait de bien à personne. Que doit contenir un out-of-office ?
Voici quelques conseils :
1. Pourquoi n'êtes-vous pas là ?
Vous êtes en vacances ? Vous allez subir une intervention chirurgical? Vous prenez quelques jours de repos ? Ou vous êtes au chômage technique ? Indiquez pourquoi vous êtes absent pour quelques jours, mais n'allez pas trop loin. Vos clients et vos collègues n'ont pas besoin d'un plan de vos fêtes de famille détaillé ni des détails de votre procédure médicale.
Remplacez donc « Car mon agenda est débordé de fêtes de famille et je dois encore acheter beaucoup de cadeaux de Noël. Je ne serais pas présent. » Par « Je profite d'une semaine de repos entre Noël et le Nouvel An. »
2. Combien de temps durera votre absence ?
Il est toujours utile de savoir combien de temps une personne sera absente. Évitez toute confusion et communiquez clairement la durée de votre absence. Mentionnez dans votre out-of-office quand vous sera de retour.
Par exemple : « Je suis absent depuis le 22 décembre et je serai de retour le mardi 2ième janvier. » Si vous écrivez simplement que vous serez « absent pendant quelques jours », personne ne sait quand cette période commence et finit.
3. Y a-t-il d'assistance pendant votre absence ?
Vos clients peuvent avoir une question urgente qui ne peut attendre la fin de votre absence. Mettez donc dans votre out-of-office les personnes vers qui vos clients peuvent se tourner. Mentionnez leurs nom, un numéro de téléphone fixe ou une adresse mail. Informez également cette ligne d'assistance que vous les mentionnez dans votre out-of-office.
Veillez à ne pas paraître trop coercitif : « Si vous avez des questions urgentes, contactez le collègue X » effraie le lecteur. Il pensera que ce collègue est déjà très occupé. Écrivez : « Pendant mon absence, le collègue X sera heureux de vous aider. »
4. Lisez-vous encore vos courriers pendant vos vacances ?
En cette époque numérique, il est difficile pour certaines personnes de prendre un repos complet. Avec votre smartphone à la main, vous pourrez toujours accéder facilement à votre courrier électronique professionnel. Les clients peuvent également compter sur cela. Par mesure de sécurité, indiquez dans le out-of-office si vous lirez ou non vos courriels pendant votre absence.
Notre conseil est de vous éloigner complètement de votre travail, afin de pouvoir vous ressourcer pendant toute la période de votre absence. Mettez donc quelque chose comme : « Je n'ai pas accès à mes courriers » dans votre Out-of-Office. Ou « Je ne lirai pas mes e-mails pendant mon absence. »
5. Faites-en quelque chose de personnel
Un out-of-office sec est informatif et très utile, mais un out-of-office personnel rend la lecture un peu plus agréable. Mentionnez votre destination de vacances ou utilisez l'humour dans votre message.
Par exemple : « Jusqu'au 2 janvier de profite de temps en famille. Mon collègue X sera heureux de vous aider pendant mon digital detox au 01 234 56 78. Je serai reposé de retour au bureau le 2 janvier. »
6. Préparez votre départ un jour à l'avance
Il est 16h30 et vous êtes prêt à rentrer chez vous. Votre bureau est rangé et vos collègues ont été informés. Et puis, il faut vite activer l’out-of-office. Dans ce moment-là, le « je suis absent pendant deux semaines » est vite choisi. C'est pourquoi il faut prévoir votre message out-of-office un jour à l'avance.
Ainsi, vos clients savent que le dernier jour avant les vacances est celui où vous n’aimeriez pas être dérangé. Il est préférable de laisser votre out-of-office active un jour de plus. Ainsi, tout le monde sait que vous venez de revenir ce jour-là et que vous ne répondrez pas immédiatement aux nouveaux courriels.